Część rozwiązań, które będziemy wdrażać, jest prosta i większość pracowników, niezależnie od poziomu kompetencji cyfrowych, będzie swobodnie się po nich poruszać. Niestety nie zawsze tak jest, dlatego też warto zbadać poziom intuicyjności wdrażanego rozwiązania i go zoptymalizować. Można też wykorzystać komunikację wewnętrzną do tego, by przybliżyć pracownikom największe wyzwania, z którymi mogą się zmierzyć w trakcie interakcji z nowym interfejsem.
Z natury nie lubimy zmian, a to, co nowe, zawsze jest dla nas gorsze albo bez sensu. To normalna reakcja człowieka postawionego przed koniecznością rezygnacji ze starych zwyczajów i nawyków. Nie ma to nic wspólnego z tym, jakie realnie będziemy chcieli wprowadzić narzędzie, rozwiązanie czy proces. Dlatego też tę regułę oraz kilka innych mechanizmów psychologicznych warto uwzględnić w komunikacji nowych rozwiązań cyfrowych.
Efektywne przeprowadzenie procesu adaptacji do nowego narzędzia (a dokładniej – adopcji tego narzędzia) jest możliwe dzięki wykorzystaniu istniejących modeli zarządzania zmianą. Jednym z nich jest model ADKAR.
ADKAR to akronim od słów: Awareness, Desire, Knowledge, Ability and Reinforcement (Jeff Hiat). Gdy projektujemy komunikację wewnętrzną zgodnie z tym modelem, to proces zmian, szczególnie dużych i cyfrowych, przebiega pomyślnie.